Máy chấm công vân tay có ưu điểm gì?

Với những ai chưa được biết máy chấm công/ máy chấm công vân tay thì mình mô tả ngắn gọn về máy chấm công như sau. Máy chấm công là một thiết bị sử dụng công nghệ nhận dạng vân tay/ thẻ điện từ/ mã số để ghi lại thời gian vào, ra (làm và nghỉ) của nhân viên các công ty. Trước khi thiết bị được dùng để kiểm soát theo dõi giờ giấc làm việc của nhân viên thì các nhân viên công ty sẽ đăng ký thông tin, xác minh vân tay với máy. Mỗi khi có thao tác chạm tay, máy sẽ ghi nhận thông tin ra vào của nhân viên.

Thiết bị máy chấm công vân tay sẽ làm việc khi nhân viên quẹt vân tay lên đầu đọc vân tay của máy. Từ các dữ liệu lưu lại, thời gian làm việc của nhân viên được quản lý một cách chính xác và chi tiết. Vì vân tay mỗi người đều là duy nhất không trùng với bất kỳ nhân viên nào khác. Vậy máy chấm công vân tay có ưu điểm gì?

So với hình thức quản lý chấm công thông thường thủ công thì chấm công bằng máy là cách làm hiện đại, giảm thiểu tối đa sai sót, tránh tình trạng thiên vị hay những tranh cãi về giờ công, giờ làm của nhân viên. Hình thức chấm công vân tay này có thêm ưu điểm là không thể gian lận được. Hình thức này ưu điểm hơn so với việc chấm công bằng thẻ, mã số (vẫn có thể bị gian lận) dễ dàng. Đó là lý do máy chấm công vân tay ngày càng phổ biến và đặc biệt quan trọng ở những công ty đông nhân viên.

Dữ liệu chấm công được xử lý bằng máy, dễ dàng kết xuất ra excel là một ưu điểm nữa của việc chấm công bằng máy, đảm bảo sự chính xác và đem tới sự hiệu quả trong việc tính lương hàng tháng.

Mua máy chấm công cần lưu ý gì?

Mỗi loại máy chấm công vân tay sẽ tích hợp những tính năng khác nhau, tùy vào dòng máy và hàng sản xuất. Khi chọn mua máy chấm công vân tay bạn sẽ cần cân nhắc các chức năng quan trọng dưới đây.

Máy chấm công vân tay thường kết hợp với khóa cửa tự động

Số lượng vân tay máy có thể lưu

Dung lượng lưu trữ của máy chấm công rất quan trọng, vì nó sẽ quyết định đến sự phù hợp với quy mô công ty. Khi số lượng nhân viên càng lớn thì máy chấm công vân tay được chọn dùng cũng cần phải có khả năng lưu trữ số lượng vân tay đủ dùng và dự phòng thêm cho sự phát triển quy mô công ty trong những năm tiếp theo.

Ở Việt Nam, các công ty tầm cỡ vài nghìn nhân sự trở nên không phải là nhiều. Tuy vậy trên thị trường có rất nhiều máy chấm công vân tay có dung lượng lưu trữ cỡ 3000 vân tay trở lên và đây là những sản phẩm đáp ứng khá tốt nhu cầu của thị trường. Ngoài ra, các dòng máy có dung lượng lưu trữ vân tay lớn cũng được tích hợp chíp sử lý tốc độ cao, và thuật toán xử lý vân tay tốt hơn các dòng máy chấm công có dung lượng lưu trữ thấp.

Chức năng kết nối máy tính của máy chấm công vân tay rất quan trọng. Bạn sẽ sử dụng phần mềm kết nối máy chấm công với máy tính để quản lý và kiểm soát các dữ liệu lưu trữ trong máy một cách dễ dàng. Ngoài ra, việc trích xuất thành file báo cáo dữ liệu ra file excel cũng trở nên tiện lợi, dễ dàng.

Phần mềm chấm công vân tay đi theo máy

Khi chọn mua máy chấm công vân tay bạn cần tìm hiểu xem máy chấm công sẽ kết nối với máy tính qua mạng dây hay wifi, dữ liệu có xem online được không hay phải sử dụng đúng máy tính được kết nối qua mạng LAN mới có thể xem được dữ liệu.

Phần mềm quản lý chấm công, xuất dữ liệu

Phần mềm liên kết quản lý chấm công sẽ giúp lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên như; họ tên, năm sinh, số điện thoại, ngày vào làm, dữ liệu thẻ nhân viên, vân tay...Phần mềm cũng giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản hơn vì phần mềm giúp tạo ra bảng tổng hợp chấm công, bảng chấm công theo bộ phận, và chi tiết chấm công theo ngày.

Khả năng lưu dữ liệu khi mất điện

Một chiếc máy chấm công vân tay tốt nhất phải là máy có tính năng lưu giữ lại các dữ liệu khi bị mất điện. Đây là tình huống không thường xuyên xảy ra nhưng chắc chắn sẽ có lúc phát sinh. Vì khi hoạt động thì sẽ không thể nào tránh khỏi những lúc gặp sự cố mất điện đột ngột, không lường trước. Bạn có thể tìm thấy tính năng trong các mẫu máy chấm công vân tay Ronald Jack.

Những chiếc máy chấm công vân tay không có khả năng lưu dữ liệu khi mất điện chỉ phù hợp với công ty có quy mô nhỏ và ngay cả khi đó thì những máy này cũng cần được kết nối internet để truyền dữ liệu lên tục lên server/ vào phần mềm ở máy tính để tránh những tình huống mất dữ liệu.

Chức năng kiểm soát cửa của máy chấm công vân tay

Một chiếc máy chấm công vân tay có thể hoạt động đơn thuần dùng để chấm công. Tuy nhiên, nếu máy chấm công có thể kết hợp với tính năng kiểm soát cửa thì sự tiện dụng và hữu ích của nó sẽ tăng gấp đôi và nó có thể giống như một chiếc khóa cửa vân tay tự động vậy.

Dù hệ thống phục vụ 2 tính năng riêng biệt, nhưng tính năng kiểm soát cửa và chấm công vân tay sẽ cùng dùng một phần mềm. Và người quản lý sẽ thiết lập hạn chế quyền ra vào của của nhân viên theo một lịch trình cụ thể ngay trên phần mềm được cài đặt trên máy tính.

Chức năng chấm công bổ sung bằng thẻ, mã số

Máy chấm công vân tay hiện nay thường có thêm tính năng chấm công bằng thẻ từ. Điều này trong một số trường hợp sẽ làm tăng thêm tính tiện lợi của máy. Và nếu bạn chọn một chiếc máy chấm công vân tay có tích hợp tính năng quét thẻ cho công ty của bạn thì bạn nên để ý số lượng thẻ mà máy có thể lưu trữ.

Bạn cần để ý rằng, một số máy chấm công vân tay sẽ có dung lượng lưu trữ thẻ ít hơn hẳn dung lượng lưu trữ vân tay. Tuy nhiên, một số dòng khác thì dung lượng của 2 tính năng chấm công này tương đương. Số lượng này cần tương đương với số lượng nhân viên cần dùng tới hệ thống.